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O que é sincronização e compartilhamento seguros de arquivos empresariais (EFSS)?

O compartilhamento e sincronização de arquivos empresariais (EFSS) é um serviço de software que permite aos usuários compartilhar e sincronizar arquivos, documentos, fotos e vídeos com funcionários, parceiros e clientes com segurança em vários dispositivos. Os serviços de EFSS permitem que as organizações usem o armazenamento no local ou em nuvem, dependendo de suas necessidades de segurança ou conformidade. Muitas organizações adotam tecnologias de EFSS para impedir que os funcionários usem aplicativos de compartilhamento de arquivos de consumo, que a TI não pode gerenciar ou controlar.

Os serviços de EFSS às vezes incluem recursos de fluxo de trabalho que permitem aos usuários editar arquivos, fazer comentários e rastrear versões de documentos. Os recursos de segurança incluem autenticação, criptografia de dados e conteinerização. Alguns serviços até permitem que a TI defina políticas de acesso granular para controlar quem pode acessar o quê.

Os benefícios da sincronização e compartilhamento de arquivos empresariais

Compartilhamento de arquivos seguro

Quando as empresas não fornecem um serviço de sincronização e compartilhamento de arquivos, o que geralmente acontece é que os funcionários usam suas próprias ferramentas pessoais, com as quais estão familiarizados. A TI não tem controle sobre como os dados estão sendo armazenados ou compartilhados e pode não ficar ciente dos dados comprometidos até que seja tarde demais. Isso pode ser ainda mais arriscado quando os funcionários usam ferramentas próprias para compartilhar arquivos com terceiros.

O serviço de EFSS combina a conveniência e a simplicidade de um serviço pessoal de compartilhamento de arquivos com recursos orientados à empresa para aumentar a produtividade dos usuários, além de aumentar a segurança, a flexibilidade e o controle da TI. Alguns serviços incluem negócios avançados de controles de segurança e regulamentos de conformidade, incluindo:

  • Opções de armazenamento em nuvem ou no local 
  • Controle de acesso granular, protocolos de autenticação segura e políticas de autorização
  • Limpeza remota, bloqueio de dispositivo, proteção de senha, listas branca/negra e políticas de expiração de dados 
  • Acompanhamento em tempo real e auditoria da atividade do usuário
  • Integração com serviços de diretório corporativo para simplificar a autenticação e o provisionamento de usuários 
  • Upload e download de restrições, datas de expiração de arquivos e acesso restrito com base no local da rede

Acesso em qualquer lugar

As pessoas já não se limitam a um único dispositivo de propriedade da empresa nem ao ambiente do escritório para trabalhar. A mobilidade da força de trabalho cada vez maior de hoje espera poder acessar o que eles precisam, de qualquer dispositivo ou local, com uma experiência semelhante à do consumidor.

Os serviços EFSS possibilitam estilos de trabalho móvel, permitindo que os usuários sincronizem arquivos em todos os seus dispositivos e acessem facilmente o que precisam, de qualquer lugar.

Prevenção contra perda de dados e recuperação de desastres

Quando os dados são armazenados e gerenciados em um local central com serviço de EFSS, seus dados ficam mais protegidos contra vazamentos, seja por ataque à segurança cibernética, perda ou roubo de dispositivos ou erro de funcionário. Os serviços de EFSS facilitam a manutenção de backup e segurança dos dados.

Documentar fluxos de trabalho e colaboração

Outros serviços de EFSS estão em desenvolvimento para incluir recursos de fluxo de trabalho e conteúdo colaborativo, incluindo:

  • Gerenciamento de documentos para garantir a troca segura de documentos internos e externos, incluindo contratos, propostas, ferramentas de treinamento, integração de documentação, avaliações de desempenho, material de marketing, apresentações de vendas e informações sobre produtos.
  • Assinaturas eletrônicas obrigatórias por lei
  • Notificações automáticas para que os usuários não se esqueçam de revisar e/ou aprovar solicitações
  • Automação de fluxo de trabalho com processos de aprovação integrados de coautoria e feedback
  • Controle de versão para que os funcionários possam rastrear as alterações do documento em várias fontes e dispositivos de dados

Saiba mais sobre como a Citrix pode ajudar a resolver os seus problemas de sincronização e compartilhamento de arquivos corporativos ou colaboração de conteúdo.

Recursos adicionais:

Produtividade móvel e sincronização e compartilhamento de arquivos
Garantia da segurança para compartilhar e armazenar arquivos
Opções flexíveis de armazenamento de dados com EFSS
Capacidade de expansão empresarial e Content Collaboration